Präsentationen können fürs Publikum mitunter eine rechte Qual sein. Wer je einem Führungsteam oder Lenkungsausschuss angehört hat, kann ein Lied davon singen. Quälend vor allem, wenn die Präsentierenden – wohl aus Rechtfertigungsdrang – jeden Vorgehensschritt bis ins Kleinste beschreiben. Wenn sie bei Adam und Eva anfangen und chronologisch durcherzählen. Wenn jedes Schaubild vor Details (gar in Miniaturschrift) überquillt. Wenn man als Zuhörer/in verzweifelt versucht, den mündlichen Erläuterungen zu folgen und gleichzeitig das Dargestellte zu entziffern.
Abgesehen vom ermüdenden Effekt – ergebnis- und entscheidungsorientiert ist das nicht. Denn zentrale Erkenntnisse, Kriterien und Schlussfolgerungen gehen leicht in der Masse unter.
Sie, liebe Leser, packen die Sache besser anders an. Sie sorgen dafür, dass Ihr Publikum weder wegdöst noch ungeduldig wird: Sie überlegen sich vorab Ihre Storyline und entwickeln eine stringente Argumentation.
Fokus auf Kernaussagen
Eines ist klar: Die vielfältigen Erkenntnisse aus intensiver Analyse- und Denkarbeit auf begrenzter Fläche aufzubereiten ist nicht trivial. Vor allem, wenn die Zuhörenden in der Lage sein sollen, die Quintessenz auf Wochen hinaus im Gedächtnis zu behalten, womöglich auch Dritten gegenüber zu vertreten. Das gilt für Zwischen- und Abschlussberichte bei Projekten, es gilt aber beispielsweise auch für Firmenpräsentationen, mit denen Sie Ihre Dienstleistungen potenziellen Kunden erläutern.
Der einzige Weg, diese Aufgabe zu meistern: Definieren Sie im Vorfeld die Kernaussagen, die beim Publikum „hängen bleiben“ sollen. (Man beachte: Ich spreche von Kernaussagen, nicht von „Themen“.) Das erfordert Mut zum Fokus und ein konsequentes Vorgehen. Gelingt es dann noch, diese Kernaussagen in eine logische Struktur zu bringen und zu einer stringenten Argumentation zu verknüpfen, haben Sie eine schlagkräftige Storyline.
Geschickte Adressatenführung
Nicht nur Romane, Kinofilme und selbst Soap Operas brauchen eine Storyline. Auch Präsentationen profitieren davon. (Ebenso wie Berichte, Artikel, Memoranden, Vorträge, Angebote, …. – überhaupt alle Arten der strategischen, ergebnisorientierten Kommunikation.) Die Storyline schafft den Rahmen und sorgt für den Spannungsbogen. Und nicht nur das: Sie hält die Adressaten bei der Stange, führt sie durch das Argumentationsgebäude, stellt sicher, dass sie sich unterwegs nicht „verirren“.
Sie bildet gewissermaßen den Gedankenfluss ab – und wenn sie gut gemacht ist, beantwortet sie eventuelle Fragen, die „unterwegs“ auftauchen, direkt. Das heißt: Wo immer eine Aussage (in dieser spezifischen Situation, gegenüber diesem spezifischen Publikum) belegt werden muss, solllten Sie das tun – auch wiederum mit stringenten Argumenten. Denn eines wollen Sie sicher nicht: dass Ihre Zuhörer abgelenkt sind, weil sie Fragen oder Zweifel haben, aber nicht unterbrechen wollen.
Argumente in logischer Struktur
Eine gute Storyline sieht also im Business-Kontext meist anders aus als bei einem Krimi. Schließlich geht es Ihnen ja nicht darum, die Spannung bis zum Schluss aufrecht zu erhalten – Sie wollen für Ihre Zuhörer Klarheit zu jedem Zeitpunkt. Und Sie möchten sie überzeugen.
Das heißt auch: Ihre Adressaten müssen Ihre Kernaussagen – einschließlich Ihrer zentralen, übergreifenden Botschaft (message) – kennen, bevor Sie sie begründen und/oder durch Fakten stützen. Nur dann können sie die Stichhaltigkeit Ihrer Argumente direkt beurteilen. Bauen Sie Ihre Story hingegen so auf wie in einer typischen Dissertation („Zugrunde lag Material A, B, C; untersucht wurde es in den Schritten 1, 2, 3; daraus ergaben sich Erkenntnisse X, Y, Z“), spannen Sie Ihre Adressaten nur auf die Folter. Sie muten ihnen zu, eine Menge von Details im Kopf zu behalten, um sich am Ende eine Meinung dazu zu bilden. Eine solche Struktur mag im wissenschaftlichen Kontext ihre Berechtigung haben – im Management-Umfeld ist sie nicht zielführend. Bedenken Sie auch: Sind Ihre Zuhörer/innen am Ende unsicher, ob sie Ihre Schlussfolgerungen teilen, werden sie wenig geneigt sein, eine schnelle Entscheidung zu treffen.
Framework und Hilfe
Ich habe an anderer Stelle schon das Pyramidenprinzip angesprochen, das von der amerikanischen Autorin und Managementtrainerin Barbara Minto entwickelt wurde. Dieses Framework – von anderen Quellen als „Denk- und Kommunikationstechnik“ bezeichnet – hilft, Kernaussagen zu identifizieren und hierarchisch zu ordnen. Dabei gibt es durchaus Gestaltungsspielraum: Das grundlegende Argumentationsgerüst lässt sich darauf abstimmen, ob Sie bei Ihren Adressaten offenes Interesse erwarten können oder eher mit Ablehnung rechnen müssen. Das Gleiche gilt natürlich für die Ausgestaltung im Detail.
Ich kann dieses Konzept für jede Art der geschäftlichen Kommunikation – abgesehen vielleicht von der Short-Copy in der Werbung – nur empfehlen. Und sollten Sie sich professionelle Hilfe beim „Bau“ Ihrer Story wünschen: Sprechen Sie mich an.
Siehe auch: www.jutta-scherer.de
